Pemanfaatan Knowledge management System dalam Perusahaan

Knowledge Management (manajemen pengetahuan) adalah suatu rangkaian kegiatan yang digunakan oleh organisasi untuk mengidentifikasi, menciptakan, menjelaskan, dan mendistribusikan pengetahuan (transfer pengetahuan) untuk digunakan kembali, diketahui, dan dipelajari di dalam organisasi tersebut. Kegiatan ini biasanya terkait dengan objektif organisasi dan ditujukan untuk mencapai suatu hasil tertentu seperti pengetahuan bersama, peningkatan kinerja, keunggulan kompetitif, atau tingkat inovasi yang lebih tinggi. Demikian definisi dari http://id.wikipedia.org/wiki/Manajemen_pengetahuan. Sedangkan Transfer pengetahuan (salah satu aspek dari manajemen pengetahuan) dalam berbagai bentuk, telah sejak lama dilakukan. Contohnya adalah melalui diskusi sepadan dalam kerja, magang, perpustakaan perusahaan, pelatihan profesional, dan program mentoring. Walaupun demikian sejak akhir abad ke-20, teknologi tambahan telah diterapkan untuk melakukan tugas ini, seperti basis pengetahuan, sistem pakar, dan repositori pengetahuan.

Knowledge Management adalah bagaimana manusia dapat mengumpulkan knowledge asset dan menggunakannya untuk mendapatkan keunggulan kompetitif. Sementara filosofi mendasar knowledge management adalah knowledge is power, share it and it will multiply. Melalui cara berpikir semacam ini diyakini bahwa Internet akan berperan besar dalam membuat masyarakat menjadi pintar. Hal inilah yang merupakan dasar bagi timbulnya masyarakat berbasis pengetahuan (knowledge-based society).
Diantara perusahaan yang menerapkan Knowledge Management adalah STIE Perbanas Jakarta. Bertujuan membuat masyarakat kampus STIE Perbanas menjadi pintar dilakukan pertukaran pengetahuan yang mudah dan cepat yang pada gilirannya akan membuat pengetahuan terus berkembang. Pengelolaan pengetahuan dalam pengertian itu adalah upaya menyebarkan, mempercepat pertukaran dan memanfaatkan pengetahuan. Dalam pengelolaan pengetahuan, dikenal istilah explicit knowledge yaitu hasil pengetahuan yang telah berwujud misalnya skripsi, tugas akhir, laporan penelitian, buku dan semacamnya, serta tacit knowledge berupa pengetahuan yang masih tersimpan dalam kepala pemiliknya. Internet merupakan platform yang amat menunjang pertukaran tacit knowledge, sedangkan manajemen explicit knowledge akan ditunjang oleh pengembangan digital library dengan konsekuensi bahwa proteksi pengetahuan seperti hak atas kekayaan intektual (HAKI), hak cipta dan paten menjadi tidak relevan dalam pertukaran informasi yang cepat. Dengan adanya kemudahan berkomunikasi dengan menggunakan teknologi multimedia, teleconference/ video conference, memungkinkan adanya proses belajar mengajar jarak jauh melalui internet atau dikenal dengan istilah Cyber Education / Virtual University. Sehingga mahasiswa dapat kuliah dimana saja diseluruh penjuru dunia dan kapan saja karena jarak geografis dan waktu bukan merupakan kendala utama.
Melalui konsep di atas muncullah istilah cyber economic yang mengacu pada optimal combination of existance and dynamic of real and virtual economic yang menisbikan dimensi ruang dan waktu, sehingga akan memperbesar cakupan (coverage) dan memberikan kesempatan luas bagi berkembangnya peluang-peluang di bidang ekonomi yang selama ini tidak atau bahkan mustahil ditemukan di conventional economic.
Salah satu langkah dalam Manajemen Pengetahuan adalah Knowledge Sharing, dijelaskan bahwa langkah ini digunakan untuk memberikan kesempatan kepada anggota suatu kelompok, organisasi, instansi atau perusahaan untuk berbagi ilmu pengetahuan, teknik, pengalaman dan ide yang mereka miliki kepada anggota lainnya.Berbagi Pengetahuan hanya dapat dilakukan bilamana setiap anggota memiliki kesempatan yang luas dalam menyampaikan pendapat, ide, kritikan dan komentar kepada anggota lainnya. Berikut adalah sarana sharing pengetahuan:
1) Pertemuan Tatap Muka
Pertemuan-pertemuan rutin, seminar, workshop, forum dan pemagangan. Sarana tatap muka ini menjadi sarana paling efektif, terutama pemagangan. Hal penting yang perlu diperhatikan adalah struktur komunikasi yaitu kapan dan bagaimana pertemuan tatap muka dapat dilakukan, siapa dapat bertanya kepada siapa, bagaimana mendapatkan umpan balik dari pertanyaan yang diajukan dan sebagainya.
2) Dokumentasi
Dokumentasi seluruh kegiatan dengan memanfaatkan tehnologi informasi dan komunikasi dalam rangka publikasi baik elektronik di website maupun non-elektronik melalui newsletter, majalah dan koran. Termasuk di dalamnya adalah notulensi dan pengumpulan dokumen dari kegiatan tatap muka di atas. Output atau sistem basis data dokumentasi ini kelak harus dapat diintegrasikan dengan website komunitas.
3) Website
Website yang dibangun secara lokal memuat informasi terkini tentang berita, kegiatan komunitas, cerita pengalaman dan informasi lainnya. Sarana ini sebenarnya lebih kepada sharing informasi, tetapi dapat ditingkatkan menjadi sharing pengetahuan bilamana terjadi diskusi terhadap apa yang diinformasikan, seperti dengan menambahkan fitur komentar sehingga pengguna dapat mengomentari atau diskusi lebih lanjut dengan sumber informasi (penulis). Sebagai contoh blogging dengan weblog adalah salah satu sarana cerita pengalaman.
4) Diskusi Elektronik
Diskusi secara elektronik dapat dilakukan melalui tele-conference, email, milis, blog, forum diskusi, wiki, dan internet-chatting. Tele-conference adalah komunikasi real-time dengan memanfaatkan tehnologi telepon dan video. Tele-conference lebih interaktif dibanding lainnya tetapi lebih sulit dalam menyiapkannya. Email bersifat komunikasi 2 orang. Milis adalah komunikasi melalui email dengan melibatkan sekumpulan orang. Blog pada awalnya adalah sarana bercerita (pengalaman), tetapi telah berkembang menjadi sarana diskusi dengan author sebagai pusatnya. Forum diskusi adalah diskusi dengan tema sebagai pusatnya. Wiki adalah sarana kolaborasi yang memungkinkan penulisan dokumen secara bersama. Internet-chatting seperti Yahoo Messenger, Windows Messenger, dan ICQ adalah komunikasi real-time antar 2 atau lebih orang melalui internet.
5) Publikasi dan Newsletter
Pembuatan newsletter kepada anggota komunikasi, penerbitan majalah dan koran untuk menyebarkan pemikiran dan pengetahuan yang dimiliki komunitas, juga sekaligus dapat menjadi sarana promosi komunitas kepada masyarakat yang lebih luas. Publikasi dan newsletter ini dapat dilakukan baik offline maupun online (melalui website).
6) Penelitian
Penelitian tidak harus merupakan kegiatan yang rumit, survey kecil juga masuk dalam kategori ini. Tukar-menukar pemikiran dan ide baru, akan lebih intensif terjadi. Kreatifitas dan inovasi akan terbangun lebih cepat dengan kegiatan seperti penelitian.
Beberapa contoh perusahaan yang menerapkan Knowledge Management, yakni sarana Website, Diskusi